Опыт успешной информатизации бизнес-деятельности мебельного предприятия: основные аспекты и положения (Автоматизация мебельного предприятия-3)
В процессе диалога с различными поставщиками систем автоматизации учета и управления, мебельные компании интересует информация не только о количестве и качестве запусков системы на предприятиях, но и об условиях и ключевых факторах успешного внедрения. В данном статье и пойдет речь о ключевых аспектах успешного внедрения комплексной автоматизации ИТМ на примере одной из крупных фабрики кухонной мебели, расположенной в Челябинской области.
Поддержка и контроль владельцев предприятия
Основная инициатива выполнения проекта комплексной автоматизации исходила от Генерального директора. Перед тем, как определиться с непосредственным Исполнителем, было проделано достаточно серьезное исследование компаний-разработчиков программного обеспечения, и изучение опыта автоматизации аналогичных фабрик в Европе. Поскольку предприятие вкладывало серьезные инвестиции в технологические процессы, требовалось не только формализовать существующие бизнес-процессы, но и спроектировать оптимальную структуру производства с учетом расширения ассортимента и роста совокупного объема заказов. При выборе Исполнителя проекта особое внимание уделялось на наличие отраслевого комплексного решения и фактически действующих внедрений на других мебельных фабриках.
На протяжении всего проекта от постановки задачи и до запуска в опытную эксплуатацию со стороны Генерального директора осуществлялся регламентированный и избирательный контроль ключевых сотрудников. При этом допускалось увеличение сроков тех или иных этапов разработки программного обеспечения, если это было продиктовано необходимостью более тесной интеграции с новой организацией производственных процессов и развитием сети салонов и дилеров.
Планирование проекта
В рамках проекта автоматизации был сформирован и утвержден состав этапов с указанием контрольных сроков, ответственных исполнителей и формализованное описание результатов каждого этапа. При расчете сроков в обязательном порядке закладывался временной резерв на возможные риски и итерационное тестирование законченных версий программного обеспечения. Формализованное описание каждого этапа использовалось для оценки результатов и разумных корректировок дальнейших работ. Важным фактором при планировании этапов являлось то, что на начальных стадиях работ сроки были рассчитаны со значительным запасом. Это связано с тем, что на этапе проектирования общей информационной структуры комплексной системы всегда происходит взаимная корректировка бизнес-процессов мебельного производства и функциональных возможностей программного комплекса.
Не обошлось и без организационных просчетов. В частности, на этап формирования Технического Задания не был заложен достаточный резерв времени, в результате чего сотрудникам Исполнителя пришлось работать в режиме, близком к авральному. Что привело к некоторым неточностям в постановке задачи и потребовало дополнительных согласований и уточнений.
Методическая подготовка
Важным обстоятельством, которое во многом способствовало успешной реализации поставленных задач, являлся высокий профессиональный уровень ключевых сотрудников предприятия. Требовалось не просто спроектировать информационную модель новых производственных процессов, но и продумать взаимосвязь информационной системы с внутрицеховой организацией и технологическими особенностями оборудования и рабочих мест. На предприятии были созданы базовые методические документы и положения, которые позволили создать грамотную структуру производственных процессов и обеспечить подробное описание функциональной логики системы автоматизации. Базовой основой для организации управления внутри цехов являлись печатные формы документооборота со штрих-кодами специального формата.
Таким образом, логистика производства базируется на оптимальной схеме взаимодействия рабочих мест производства, построенной с помощью должностных инструкций и документов установленного вида. Использование на рабочих местах сканеров штрих-кодов и терминалов сбора данных обеспечило поступление в централизованное хранилище подробной оперативной информации о состоянии производственных процессов. Далее, функциональные алгоритмы системы автоматизации обеспечивали расчет плановой и фактической загрузки производства, формировали аналитические отчеты о состоянии на рабочих местах и расчет корректировок сменных расписаний для достижения оптимальной пропускной способности оборудования и минимизации вынужденных простоев.
Организация процесса
Создание сложных информационных систем должно предусматривать четкую организацию процесса разработки и последующего запуска в опытную эксплуатацию на производстве. В процессе реализация проекта была использована спиральная модель жизненного цикла создания программного обеспечения. На практике процедура разработки функциональных модулей была декомпозирована на самостоятельные блоки, которые можно было проверить на соответствие требованиям Технического Задания и провести контрольное тестирование ключевыми сотрудниками предприятия. Кроме того, на начальном этапе создания системы были сформированы элементы программного интерфейса и образцы внешних печатных форм. Это позволило создать базовую информационную модель системы и достаточно быстро утвердить основной вид интерфейсных форм и отчетов. Дальнейшая разработка фактически сводилась к последовательному наполнению системы функциональными алгоритмами и логически законченными программными блоками.
Использование спиральной модели позволило получить первые оценки о правильности путей реализации проекта комплексной автоматизации уже на второй месяц после начала работ. В процессе разработки системы, дважды в течение каждого календарного месяца подводились промежуточные итоги реализации программной логики и формировались согласованные протоколы локальных изменений постановки задачи. После этого группа разработчиков продолжала доработку и развитие системы, а ключевые сотрудники предприятия проводили комплексное тестирование промежуточной версии и освоение новых функциональных возможностей.
Дополнительным преимуществом от применения спиральной модели стала возможность внесения оперативных корректировок в исходную постановку задачи. Классические подходы разработки программного обеспечения предусматривают наличие на входе фиксированного технического задания, которое не подлежит изменениям до конца выполнения проекта. И может получиться так, что к моменту итоговой реализации программного обеспечения ключевые бизнес-процессы предприятия претерпят эволюционные изменения, и система автоматизации морально будет устаревшей. Применение спиральной модели разработки позволяет корректировать функциональные алгоритмы на промежуточных этапах проекта и в итоге получить законченное решение, которое будет поддерживать ключевые бизнес-процессы предприятия в актуальном виде.
Стратегия развития
Любой проект комплексной автоматизации бизнеса должен предусматривать дальнейшее расширение и развитие системы во времени в соответствии со стратегическими задачами предприятия. Практически все ключевые бизнес-процессы входят в замкнутую круговую схему следующего вида планирование учет анализ управление. Если пытаться одновременно запустить в опытную эксплуатацию программные блоки, реализующие все четыре стадии, скорее всего старт будет неудачным. Потому что без наличия учетных данных нечего анализировать, нельзя планировать то, чем не в состоянии управлять и т.д. Поэтому запуск программных модулей системы автоматизации осуществлялся последовательно в следующих сегментах: учет, анализ, планирование, управление.
Управление персоналом
Внимательно рассматривая причину успешных и неудачных внедрений можно уверенно говорить о том, что качественный уровень подготовки персонала и применяемые на предприятии методы мотивации являются фундаментом положительного эффекта от использования системы автоматизации. Необходимо уделять должное внимание вопросам обучения ключевых сотрудников и повышения их профессионального уровня. По согласованию с фирмой-поставщиком системы автоматизации в процессе обучения основной акцент следует делать на функционировании бизнес-процессов и отработке практических навыков взаимодействия различных служб между собой. Если сотрудники будут знать, какие кнопки нажимать для выполнения того или иного действия, но будут испытывать затруднения в общей схеме работы системы, вряд ли стоит ожидать максимального эффекта от автоматизации.
В каждом подразделении необходимо назначить ответственного сотрудника. Основными критериями подбора и назначения является профессионализм, исполнительность и готовность изучать новые методологии и практические аспекты автоматизации. Безусловно, ответственный сотрудник должен полноценно представлять как общую картину работы подразделения, так и нюансы, возникающие в повседневной деятельности. Если согласно кадровому составу сложно выделить и назначить ответственных сотрудников, можно применить практику назначения куратора автоматизации в целом по предприятию, наделив его соответствующими полномочиями. В этом случае требуется дополнительное обучение куратора комплексной структуре взаимодействия бизнес-процессов, поскольку основной задачей кураторе является не только понимание основных принципов функционирования информационной системы, но и знание основных механизмов работы подразделений предприятия.
Внутренний документооборот
Базовые принципы функционирования подразделений, как правило, описываются в Положениях об отделах и, частично, в должностных инструкциях для персонала. Однако качественное описание механизмов работы предприятия обеспечивается формированием схемы взаимодействия бизнес-процессов и регламентов внутреннего документооборота. Иначе говоря, диаграммы бизнес-процессов отображают направление движения информации как внутри, там и между подразделениями предприятия, а также правил обработки промежуточных данных на определенных стадиях маршрутов движения информации. Детальное проектирование бизнес-процессов предприятия является обязательным и важным этапом в период реструктуризации производственной деятельности с целью повышения эффективности управления в целом. Рекомендуется периодически проводить внутренний аудит функционирования подразделений и всесторонний анализ существующей схемы бизнес-процессов в целях развития и улучшения.
Внутренний документооборот представляет собой структурный состав носителей информации в виде печатных или электронных форм документов и отчетов. Концепция формирования документооборота неразрывно связана с результатами построения диаграмм ключевых бизнес-процессов, поскольку структура документов, их информативный состав и смысловая направленность являются промежуточными итогами выполнения алгоритмов определенных бизнес-процессов.
Поясним на примере: предприятие специализируется на выпуске кухонных гарнитуров под заказ. На календарный период (неделя) формируется список заказов, которые необходимо выполнить на производстве. Основная задача полное выполнение заказов к дате готовности. Организация бизнес-процессов производства может быть построена несколькими подходами.
Самый распространенный метод заключается в том, что поддоны с деталями сборочных модулей формируются отдельно для каждого заказа. Данный метод имеет существенный недостаток, который заключается в необходимости частой перенастройке рабочих мест из-за широкой вариации используемых листовых, кромочных материалов и присадочных схем сверления. Это может привести к перегрузке производственных мощностей при определенном количестве заказов на установленный календарный период.
Другой метод предполагает комплектацию заказов в производство по определенным технологическим критериям. Как правило, основными критериями являются цвет и толщина материала, типы деталей и параметры кромления. Преимуществом метода является значительная минимизация простоя оборудования из-за технологических переналадок. Недостатком можно назвать необходимость наличия на производстве комплектовщиков деталей, которые осуществляют подготовку заказов к сборке.
В каждом из двух подходов организации производства формируется отдельная структура внутреннего документооборота в цеху. При использовании первого метода можно обойтись сопроводительным листом, в котором отображается информация о составе деталей и их параметрах, а также служебные отметки о прохождении базовых технологических процессов. Применение второго метода предполагает формирование специализированных форм документооборота для каждого вида производственного оборудования. Информационное содержание документов является специфичной по внешнему виду для каждого вида оборудования и зависит от конструктивных характеристик сборочных модулей в исходных заказах.
Построение структуры внутреннего документооборота базируется не только на использовании первичных бумажных носителей информации, но и применении электронных видов документов и отчетности. Так же как и печатные формы, интерфейс ввода и изменения данных в программных системах автоматизации обеспечивает решение задач учета и контроля работы сотрудников предприятия. При грамотном построении информационного взаимодействия пользователей системы можно осуществлять планирование временных параметров функционирования ключевых бизнес-процессов. Результатом планирования является реестр поручений и информационных задач для сотрудников. Каждая запись в реестре имеет установленный контрольной срок и специальную отметку о факте выполнения задачи. Анализируя состояние реестра поручений, можно получить сведения о просроченных или нерешенных задачах.
Дополнительные примеры
В качестве дополнительного примера рассмотрим метод планирования и контроля прохождения заказов по статусам обработки на предприятии. Сущность метода заключается в том, что от момента регистрации договора с клиентом и до отгрузки на монтаж (установку), заказ проходит несколько стадий обработки. Состояние заказа на каждой стадии является его статусом. Статусы имеют определенную длительность в днях, которая может незначительно колебаться. У каждого статуса существует плановая и фактическая дата начала и окончания пребывания заказа в данном статусе. Когда заказ проходит определенные стадии обработки, соответствующим статусам устанавливается фактическая дата окончания.
Для получения информации о временных параметрах обработки заказов сформируем список заказов, у которых не закрыты фактические даты выполнения или разница между плановой и фактической датой начала обработки заказа в установленном статусе превышает допустимый предел (1-2 дня). В результате мы получим реестр проблемных заказов и наглядную отчетность о функционировании подразделений и ключевых исполнителей. Кроме того, метод планирования и управления датами статусов заказов может применяться в повседневной работе основных служб предприятия для составления расписания работ и контроля их выполнения. Например, анализируя состояние дат заказов в статусе Выполнен можно планировать отгрузки для транспортной службы. Информация о заказах в статусе На обработке является основой для распределения задач в отделе конструкторов и осуществления закупок в отделе снабжения.
Приведенные примеры наглядно показывают, что залогом успешной автоматизации является не только продуманная кадровая политика, но грамотное построение методов планирования деятельности и структура управления предприятием. Основными факторами успешного менеджмента является грамотное взаимодействие ключевых бизнес-процессов и качественная интеграция со схемой внутреннего документооборота. Наиболее оптимальным путем формирования единой концепции управления предприятием является использование отработанных отраслевых методик и программных комплексов, к которым относится система автоматизации мебельного производства ИТМ. Продуктивное сотрудничество с специалистами, имеющим многолетний опыт формирования и оптимизации структуры документооборота и управления, способно повысить качество и эффективность функционирования предприятия в целом.
Лукьянюк Александр Сергеевич
Технический директор компании Полисофт Консалтинг
Материал возможно перепечатывать ТОЛЬКО с указанием прямой ссылки на данную страницу.
Это была третья статья из цикла Автоматизация мебельного предприятия.
Первая статья — Оптимизация бизнес-процессов снабжения в мебельном производстве
Вторая статья — Логистика организации и управления мебельным производством
